Verkürzung der Aufbewahrungsfristen (§ 257 Abs. 4 HGB) durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz

Am 29.10.2024 wurde das Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie vom 26.9.2024 (Bürokratieentlastungsgesetz) im Bundesgesetzblatt verkündet. Es ändert u.a. eine Regelung innerhalb des HGB, die die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen zum Gegenstand hat.

Als ein Baustein zum Bürokratieabbau wird die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB).

Erstanwendung: Diese Änderung gilt für alle (auch „alte“) Buchungsbelege, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist.  Für Unternehmen, die nach KWG, VersicherungsaufsichtsG oder WertpapierinstitutsG der Aufsicht durch die BaFin unterliegen, gilt demgegenüber eine besondere Erstanwendungsregelung.

Hinzuweisen ist allerdings darauf, dass für Handelsbücher (inklusive Nebenbücher), Inventare, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen keine Änderung in § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB vorgesehen ist. Diese Unterlagen sind daher unverändert zehn Jahre aufzubewahren.

Vorbehaltlich Wesentlichkeitsaspekten, macht führt diese Gesetzesänderung auch zu einer Verminderung des Wertansatzes für Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.