Prozessbegleitung – KHZG Phase III: Laufende Umsetzung der Beschaffungen

Im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) wurden wichtige Investitionsmaßnahmen initiiert, die darauf abzielen, eine qualitativ hochwertige und moderne Gesundheitsversorgung in deutschen Kliniken zu gewährleisten. Signifikante Fördermittel wurden zur Verfügung gestellt, um eine Transformationswelle in Krankenhäusern zu erreichen. Gleichwohl stehen viele Kliniken vor der Herausforderung, die daraus resultierenden Chancen und Potentiale - parallel zum ohnehin fordernden Tagesgeschäft - effektiv heben zu können. Wir zeigen auf, an welchen Stellen unsere interdisziplinären Teams dabei als externe Unterstützung agieren können.

Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) wurden Investitionsmaßnahmen im Krankenhaus für eine qualitativ hochwertige und moderne Gesundheitsversorgung gefördert. Das 2021 vom Bundesgesundheitsministerium (BMG) gegründete Konsortium „DigitalRadar Krankenhaus“ hat in seiner zweiten Erhebung der digitalen Reife bereits jetzt einen spürbaren Digitalschub, welcher zu großen Teilen auf das Gesetz zurückzuführen ist, beobachtet.

Das Förderprojekt erstreckte sich über den Zeitraum von 05/2021 bis 12/2024. In der ersten Phase standen die Kliniken vor der Herausforderung, die Antragsverfahren vorzubereiten, zu prüfen und fristgerecht umzusetzen. Hierbei unterstützte unser interdisziplinäres Team von Expertinnen und Experten die Kliniken gezielt bei der Erstellung von Bedarfsanalysen, der Aufstellung von Kostenkalkulationen, der Erarbeitung von Projektplänen und der finalen Antragstellung. In der darauffolgenden Phase mussten die Kliniken die komplexen Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der Vorgaben des nationalen und europäischen Vergaberechts erfolgreich umsetzen. In gezielter Zusammenarbeit begleiteten wir dabei nicht nur bei der Erstellung fachlicher und juristischer Ausschreibungsunterlagen, wir konnten den Kliniken auch bei der Auswahl des vergaberechtskonformen Ausschreibungsverfahrens beratend zur Seite stehen und eine detaillierte und sorgfältig nachvollziehbare Dokumentation für die Vergabeakten pflegen. Gerade eine solche ist unverzichtbar, um spätere Risiken und Probleme, z.B. bzgl. etwaiger Rückforderungen von Fördermitteln, zu vermeiden.

Mit Ausnahmen ist diese Phase der Ausschreibungen mit dem Ende des Jahres 2024 beendet. Damit jedoch ist das Förderprogramm KHZG noch nicht aus den Agenden der Kliniken gefallen, denn nahezu sämtliche Kliniken befinden sich nun intensiv in der dritten Phase. Die Umsetzung und Implementierung der durch das KHZG ermöglichten Digitalisierungsmaßnahmen IT-Services und Software stehen nun im Fokus.

Optimale Prozesse sind wesentliche Erfolgsfaktoren im Krankenhaus

Bei der Implementierung neuer IT-Services oder Software ist die Etablierung eines umfassenden digitalen Prozesses, der alle relevanten fachlichen, personellen und organisatorischen Elemente berücksichtigt, ein zentrales Thema. Die Potenziale einer Digitalisierungswelle und einer damit ausgelösten Transformation, die notwendig ist, um die operative Arbeit der Krankenhäuser nachhaltig und konkurrenzfähig durchführen zu können, können nur durch die Optimierung von prozessualen Abläufen gehoben werden. Sämtliche mithilfe des KHZG-Förderprogrammes eingekauften digitalen Fachanwendungen können dabei nur Mittel zum Zweck sein, nicht aber per se Probleme lösen. Viele Verantwortliche stehen nun vor der Frage: wie kann ich das alles morgen in meinem Krankenhaus umsetzen?

Die Digitalisierung von Krankenhäusern geht dabei über eine technische Implementierung von Software hinaus. Bisherige, teils analoge Prozesse der Gesundheitsversorgung in ihren spezifischen Bereichen erfordern eingehende Analysen und Untersuchungen auf Optimierungspotentiale, um sie optimal in die digitale Welt zu transformieren. Dies ist ein komplexer und vor allem langfristiger Prozess, der umfassende Planung und fachliches Wissen erfordert. Zu berücksichtigen ist dabei insbesondere auch, dass eine notwendige Neugestaltung digitaler Prozesse und die damit verbundene Transformation nicht ohne die Berücksichtigung und Bearbeitung möglicher Spannungsfelder bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie einen notwendigen Aufbau von Knowhow bei Fach- und Führungskräften geschehen darf. Gerade diese „Soft Skill-Seite“ wird oft unterschätzt.

Transformation bestehender Prozesse in digitale Prozesse

Abbildung 2 Prozessbegleitung – Prozesse als Erfolgsfaktor

Eine strukturierte Prozessanalyse sollte noch vor dem eigentlichen Implementierungsprojekt als Vorbereitung hierauf vorgenommen werden. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass sämtliche Softwaredienstleister, die digitale Medizinprodukte anbieten, KHZG-Implementierungsprojekte aktuell unter enormem zeitlichem und personellem Druck fertigstellen müssen, wird eine auf einer solchen Analyse aufbauende gute prozessuale Vorbereitung die Zeitpläne der Implementierungsprojekte entlasten.

Im Rahmen einer solchen strukturierten Vorbereitung begleiten wir Kliniken und Ihre Implementierungspartner bei einer sicheren Zielerreichung der Software-Implementierungsprojekte. Unsere Unterstützungsleistungen umfassen dabei:

Analyse der bestehenden Prozesse einschließlich Führung von Interviews mit Schlüsselpersonen, wie Pflege- und Fachpersonal, Ärztinnen und Ärzten, IT oder Verwaltung. Dabei wird ein Fokus auf aktuelle Schwachstellen gelegt, z.B. Doppeldokumentation in Papier- und Softwaresystemen oder Verzögerungen bei der Medikamentenfreigabe. Im Anschluss werden die Prozesse auf die Kritikalität, d.h. auf ihren Einfluss auf Patientensicherheit und Versorgungsqualität sowie regulatorische Anforderungen geprüft.

Entwicklung und Kommunikation eines gemeinsamen digitalen Zielbildes abgestimmt mit der Unternehmensstrategie des entsprechenden Klinikums. Wichtig ist hierbei die Einbindung von sowohl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch von Patientinnen und Patienten, um spezifische Bedürfnisse zu erfragen - wie z.B. intuitivere Dokumentationstools, mobile Lösungen oder Portal-Bedienbarkeit und Terminverwaltung.

Durchführung von Workshops zur Definition der Soll-Prozessdesigns, um klar strukturierte, optimierte Arbeitsabläufe zu designen, die sowohl die neue Software als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch der Patientinnen und Patienten berücksichtigen. Dabei geht es auch um die Gestaltung neuer Prozesse, die fehleranfällige oder ineffiziente Ist-Prozesse ablösen.

Zusammenstellen und Priorisierung der Maßnahmen, um so gut vorbereitet die tatsächliche Umsetzung gemeinsam mit dem Implementierer starten zu können.

Diese Vorbereitung ermöglicht es Kliniken und Software-Anbietern gleichermaßen, zügig und effizient in die technische Implementierung einzusteigen. Während der eigentlichen Implementierung stehen wir dem Klinikum selbstverständlich weiterhin mit kontinuierlicher fachlicher Beratung zur Verfügung. Das kann von der operativen Projektsteuerung, über Konzeptionsbeteiligung bis hin zur Betreuung des Test- und Schulungsmanagements reichen. Über alle Phasen hinweg befähigen wir das Changemanagement und die Kommunikation.

Möglichkeit für Fristverlängerungen

Vom Fördermittelgeber wurde zwischenzeitlich erkannt, dass eine effiziente Nutzung der geförderten Digitalisierungsprojekte mit einem Mindestmaß an Fokussierung auf Zielerreichung und Nutzen eingehalten werden muss. Mit Blick auf die hierfür notwendigen aufwändigen und komplexen Prozesse sowie den begrenzten Markt an Implementierern wurden daher bereits in verschiedenen Fällen Fristverlängerungen eingeräumt, um Raum für möglichst optimale Einbindungen der Projekte in die individuelle Klinikumgebung zu geben.

2025 weiterhin entscheidend

Unverändert bleibt die Pflicht zur Umsetzung zentraler digitaler Dienste, darunter Patientenportale, Behandlungsdokumentation, Entscheidungsunterstützungssysteme, digitales Medikationsmanagement und digitales Leistungsmanagement. Die im Rahmen der eigentlichen Projektumsetzung zusätzlichen übergeordneten Aktivitäten zur Steuerung komplexer Projekte oder ganzer Digitalisierungsprogramme unter Einhaltung der Budgets, die Synchronisierung der Abhängigkeiten und Sequenzierungen zwischen den einzelnen Vorhaben sowie die Sicherstellung der technisch anspruchsvollen Schnittstellen zu etablierten Krankenhausinformationssystemen unter Berücksichtigung sowohl interner als auch externer Ressourcenverfügbarkeiten stellen Kliniken vor neuen Herausforderungen. Das Jahr 2025 bleibt für die Krankenhäuser somit entscheidend, um die im Falle einer Nicht-Umsetzung drohenden Sanktionen von 2% der Abrechnungsfälle zu vermeiden.

Unser multidisziplinäres Beratungsteam unterstützt Kundinnen und Kunden auf Klinikseite dabei, die digitalen Technologien in die Arbeitsabläufe zu integrieren, um eine sichere und effiziente patientenzentrierte Versorgung zu gewährleisten. Mit unserer Beratungsleistung unterstützen wir mit einem 360°-Blick durch eine ganzheitliche Betrachtung der klinikindividuellen Prozesse und Arbeitsweisen bei der jeweiligen Transformation. Im Mittelpunkt steht dabei der Mensch – denn die digitale Transformation ist ein langlaufendes Vorhaben, das nur durch die Einbindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Patientinnen und Patienten erfolgreich umgesetzt werden kann.