Die neuen GoBD gelten seit dem 1. April 2024: Datenüberlassung und neuer Anhang im Fokus

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 11. März 2024 eine aktualisierte Fassung der GoBD veröffentlicht. Damit erfahren die GoBD seit November 2019 ihre erste Anpassung nach knapp viereinhalb Jahren. Die Änderungen gelten seit dem 1. April 2024.

Bedeutendste Grundlage für die Anpassungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024) ist die Umsetzung der sogenannten DAC 7-Richtlinie (EU-Richtlinie 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts). Diese hatte eine Änderung des § 147 Abs. 6 AO und eine Neueinführung des Absatzes 7 zur Folge, ebenso wurde der § 147b AO neu geschaffen. Die GoBD setzen diese Anpassungen nun um.

Es geht im Wesentlichen darum, dass die im Rahmen einer Außenprüfung eingeräumte Datenzugriffsmöglichkeit Z3, die Datenträgerüberlassung, nicht mehr an einen Datenträger gebunden ist. Der Begriff wurde in den GoBD auf die sog. „Datenüberlassung“ eingekürzt. Diese Anpassung trägt dem modernen Umstand Rechnung, dass Daten auch über eine Datenaustauschplattform bereitgestellt werden können.

Für die Finanzbehörden ist es zulässig, die überlassenen Daten auf mobilen Datenverarbeitungssystemen (mit anderen Worten: auf ihren Laptops) - unabhängig von deren Einsatzort - zu verarbeiten und aufzubewahren. Die Pflicht der Finanzbehörde, die Daten nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide zu löschen, bleibt bestehen.

Ganz neu hingegen ist ein Anhang, der den GoBD beigefügt wurde. Dieser enthält ergänzende Informationen zur Datenüberlassung im Vorgriff auf den neuen § 147b AO, mit dem eine Verordnungsermächtigung zur Vereinheitlichung von digitalen Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export von Daten einhergeht. Für die Datenüberlassung wird im neuen Anhang der GoBD der ohnehin schon seit Jahren bestehende Beschreibungsstandard angeführt. Es wird klargestellt, dass dieser Beschreibungsstandard den Umfang, die Struktur oder die Bezeichnung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nicht vorgibt und für Softwarehersteller und geprüfte Unternehmen auf freiwilliger Basis eine Datenüberlassung ermöglichen soll. Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Finanzbehörden eine Muster-index.xml-Datei bereitstellen, die in ihrer Verwendung aber auch an die im Unternehmen vorliegenden Datenstrukturen angepasst werden kann.

Ebenso zulässig ist es - neben der Umsetzung des Beschreibungsstandards - weitere Dateiformate, wie z. B. ASCII, Excel, Access) zu verwenden. Dies betont noch einmal, dass es auf die auswertbaren Formate und nicht auf die Einhaltung des Beschreibungsstandards ankommt. Einige Formate, wie z. B. EBCDIC, ASCII-Druckdateien oder FDF (AS/400)-Dateien, werden hingegen nach dem 31. Dezember 2024 nicht mehr unterstützt.

Eine konkrete Verpflichtung für einen bestimmte Standard gilt jedoch für den Bereich der Lohnsteuer-Außenprüfung und den Bereich der Außenprüfung von Kassensystemen bzw. der Kassen-Nachschau. Hier gibt es bereits genaue Vorgaben für den Export aus beiden Sphären, die sich in der Digitalen Lohnschnittstelle (DLS) und der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) niederschlagen. Der neue Anhang listet beide Schnittstellen auf und verweist für Details auf die Website des Bundeszentralamts für Steuern.

Die wichtigsten Änderungen der neuen GoBD im Überblick:

Die GoBD in der Fassung vom 11. März 2024 gelten ab dem 1. April 2024.
Die „Datenträgerüberlassung“ wird zur „Datenüberlassung“. Damit können Datenaustauschplattformen, für die Finanzbehörden einen Zugang eröffnet haben, genutzt werden.
Die „Finanzverwaltung“ wird zur „Finanzbehörde“.
Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontenfunktion sind bei der Buchung nun auch die folgenden Angaben zu erfassen oder bereit zu stellen: Kontoart (Aktiva, Passiva, Kapital, Aufwand, Ertrag, sonstige) und Kontotyp (Bilanz, GuV, Debitor, Kreditor, steuerlicher Gewinn / außerbilanzielle Zu- und Abrechnungen, sonstige), (GoBD, Rz. 94).
Die §§ 146 Abs. 2a und 2b AO sind berücksichtigt worden (GoBD Rz. 136). Damit entfällt die Pflicht, einen Antrag zu stellen, wenn elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im EU-Ausland geführt und aufbewahrt werden. Bei Führung und Aufbewahrung im Drittland ist weiterhin ein Antrag bei den Finanzbehörden notwendig.
Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörden unabhängig von deren Einsatzort zulässig. Die Finanzbehörde darf die Daten bis zur Unanfechtbarkeit der die Daten betreffenden Verwaltungsakte auch auf den mobilen Datenverarbeitungssystemen – ebenfalls unabhängig vom Einsatzort - aufbewahren (GoBD Rz. 168; vgl. § 147 Absatz 7 AO).
Die GoBD enthalten eine Anlage mit ergänzenden Informationen zur Datenüberlassung. Es wird auf die Freiwilligkeit des Beschreibungsstandards und die Zulässigkeit bestimmter Dateiformate hingewiesen. Verpflichtend hingegen ist die Verwendung der Digitalen Lohnschnittstelle DLS und der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Mit dem Prüfungsstandard 860 des Instituts der Wirtschaftsprüfer e. V., Düsseldorf, (IDW PS 860) i. V. m. dem Prüfungshinweis 9.860.4 (IDW PH 9.860.4) haben wir bei BDO die Möglichkeit, eine Aussage über die „GoBD-Compliance“ in Ihrem Unternehmen zu treffen. Primär geht es hier um die digitale Verarbeitung und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen (sowie weiteren elektronischen Dokumenten, wie z. B. Kontoauszüge). Ein Prüfungselement ist der Datenzugriff durch die Finanzbehörden. Der Prüfungshinweis hat die Anforderungen der DAC 7-Richtlinie bereits mit Fassung von August 2023 (IDW PH 9.860.4 (08.2023)) integriert. Bitte sprechen Sie uns gerne auf eine Prüfung der GoBD-Compliance Ihrer Prozesse an.

Änderungen der GoBD, BMF-Schreiben vom 11. März 2024.