Anmeldung von elektronischen Kassensystemen

Unternehmen, die mit elektronischen Kassensystemen arbeiten, müssen diese beim Finanzamt anmelden. Noch gilt eine Übergangsfrist bis Juli 2025.

Hintergrund

Die eigentlich schon seit 2020 bestehende Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) wurde aufgrund technischer Schwierigkeiten immer wieder verschoben. Seit Anfang 2025 steht nun ein Verfahren zur Meldung der elektronischen Kassensysteme zur Verfügung.

Mit den Anmeldungen soll die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten eAS gewinnen und dabei Informationen erhalten, welche Systeme eingesetzt werden, deren Alter, ihre mögliche Vernetzung und die bereits seit 2023 vorgeschriebenen technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Erklärtes Ziel ist es, die Steuerhinterziehung bei Bargeschäften einzudämmen und eine lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge zu gewährleisten.

Mit dem BMF-Schreiben vom 24.06.2024 hat die Finanzverwaltung zu zahlreichen Punkten Stellung genommen sowie Ausnahme- und Übergangsregelungen geschaffen.

Für wen gilt die Meldepflicht?

Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen einschließlich kleinen Unternehmen, die eAS mit TSE nutzen. Dazu zählen vor allem:

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen
Softwarebasierte eAS (Apps) auf Tablets, Smartphones, Online-Anwendungen etc.
EC-Terminals mit einer verbundenen Online-Kassensoftware
Warenwirtschafts-/ERP-/Fakturasysteme mit einem Kassenmodul bzw. Kassenbuch
Waagen mit Kassenfunktion
EU-Taxameter
Wegstreckenzähler

Zeitlich beschränkte Ausnahmen bestehen unter bestimmten Voraussetzungen lediglich für Taxameter ohne TSE.

Hinweis
Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme unterliegen der Meldepflicht, da diese gleich wie gekaufte Systeme behandelt werden.

Die Meldung selbst kann auch über beauftragte Dritte, z.B. Steuerberaterinnen und Steuerberater, Kassendienstleister oder Kassen(software)hersteller, erfolgen.

Welche Informationen sind zu übermitteln?

Es müssen folgende Angaben übermittelt werden:

Name der/des Steuerpflichtigen
Steuernummer der/des Steuerpflichtigen
Art und Anzahl der verwendeten eAS
Art der zertifizierten TSE
Seriennummer der Registrierkasse
Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme bzw. der Außerbetriebnahme

Bei mehreren Betriebsstätten müssen alle vorhandenen eAS jeweils einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Gleichzeitig müssen bei jeder Meldung alle eAS der jeweiligen Betriebsstätte erfasst und angemeldet werden. Auch bei mehrfacher bzw. verschiedener Nutzung ist ein eAS einer bestimmten Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen, und zwar regelmäßig jener, in der es überwiegend verwendet wird. Ein Wechsel der Betriebsstätte ist ebenfalls meldepflichtig.

Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist dennoch jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Haben andererseits einzelne eAS keine Kassenfunktion (z.B. bei Ordergeräten in der Gastronomie), braucht nur das System mit Kassenfunktion angemeldet werden.

An wen und wie sind die Kassen-Informationen zu übermitteln?

Die Meldung erfolgt an das zuständige Finanzamt und ausschließlich elektronisch über „Mein Elster“, die ERiC-Schnittstelle, alternativ kann eine XML-Datei hochgeladen werden. Eine Meldung über Papierformulare, PDF-Vordrucke oder Ähnliches ist nicht möglich.

Eine manuelle Eingabe über die Online-Anwendung „Mein Elster“ sollte allerdings nur ausnahmsweise erfolgen, da diese angesichts der vielen Daten zeitintensiv und fehleranfällig ist.
Teilweise ermöglichen Anbieter von eAS auch die Übermittlung der Meldung direkt aus der Kassensoftware oder der entsprechenden Online-Anwendung heraus über die sog. ERiC-Schnittstelle der Finanzverwaltung. Dies ist i.d.R. bei Cloud-TSE-Anbietern der Fall. Entsprechend kann oftmals eine XML-Datei erzeugt werden, die dann bei der Finanzverwaltung hochgeladen wird.

Voraussichtlich ab April 2025 steht für die Anmeldung auch eine DATEV-Lösung zur Verfügung. Als Cloud-Anwendung soll die DATEV-Kassenmeldung – analog zu DATEV-Kassenarchiv online – über die Plattform MeinFiskal bereitgestellt werden.

Fristen und Übergangsregelung für die Anmeldung

Die jeweilige Meldung ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme bzw. Außerbetriebsetzung des eAS zu erstatten. Das BMF-Schreiben vom 28.06.2024 gewährt allerdings eine Übergangsfrist: eAS, die vor dem 01.07.2025 angeschafft werden, sind bis spätestens 31.07.2025 anzumelden. Bei einer späteren Anschaffung muss die Meldung innerhalb eines Monats beim Finanzamt eingehen.

Eine Meldung einer Außerbetriebsetzung muss nur dann erfolgen, wenn zu diesem Zeitpunkt auch die Inbetriebnahme bereits gemeldet wurde.
Die Nichteinhaltung der Meldepflicht ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 1 AO und kann mit einem Bußgeld bestraft werden. Die genaue Höhe der Bußgelder kann je nach Schwere des Verstoßes variieren.

Hinweise für die Praxis
Damit Unternehmen ihrer Meldepflicht fristgerecht nachkommen können, sollten sie sich zeitnah einen Überblick über die in ihrem Betrieb genutzten Geräte verschaffen. Ergänzend sollten die jeweiligen Systeme und die damit möglichen Anmeldemöglichkeiten überprüft werden.

Soweit die zur Übermittlung vorgesehenen Daten nicht automatisch von den genutzten Systemen zur Verfügung gestellt werden, sollte ebenfalls rechtzeitig begonnen werden, die nötigen Informationen zusammenzustellen. Der Umfang der zu übermittelnden Daten hat sich gegenüber dem vom Gesetzgeber ursprünglich vorgesehenen Ausmaß erheblich erweitert. So sind z.B. Angaben zur „Anschaffung des eAS“ und zur „Inbetriebnahme des eAS“ zu machen. Die entsprechenden Datumsangaben dürften in den meisten Fällen nicht identisch sein. Zudem sind neben den Angaben zum eAS auch zahlreiche Angaben zur TSE zu machen. Der Aufwand sollte deshalb nicht unterschätzt werden.

Unser Beratungsangebot
Wir unterstützen Sie bei der Zusammenstellung der erforderlichen Daten, deren Kontrolle bis hin zur Übermittlung und der nötigen Dokumentation. So ist die Anmeldung der eAS Bestandteil der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung.

Dabei können wir ggf. auf bereits bei uns schon vorhandenen Informationen und Unterlagen zurückgreifen.

Soweit keine automatische Übermittlung aus Ihren Systemen möglich ist, können wir diese über unsere Systeme – insbesondere DATEV, sobald bereitgestellt - vornehmen.