Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)

Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege - Folgen für den Jahresabschluss

Das am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 323) veröffentlichte Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz; BEG IV) sieht unter anderem eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre vor. Dazu wurden § 257 Abs. 4 HGB sowie die entsprechenden Vorschriften in der Abgabenordnung sowie dem Umsatzsteuergesetz geändert bzw. neu gefasst. Die Neuregelung ist für alle Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist einen Tag vor Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist. Jenes ist für den ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals vorgesehen und damit zum 01.01.2025. Für Unterlagen von Steuerpflichtigen, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unterliegen, gilt die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen erst mit einer Verzögerung von einem Jahr und damit ab dem 01.01.2026.

Die Änderungen haben über die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen an sich auch Auswirkungen auf die künftige Auf- bzw. Erstellung von Jahresabschlüssen. Denn Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen als eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung sind handels- und steuerbilanziell in einer Rückstellung abzubilden, die nach § 253 HGB zu bewerten ist. Durch eine Verkürzung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege ist die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen entsprechend zu verringern.

Für die steuerbilanzielle Rückstellung betreffend die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildet einerseits die handelsbilanzielle Bewertung die Obergrenze (vgl. R 6.11 Abs. 3 Satz 1 EStR; BFH, Urteil vom 20.11.2019, Az. XI R 46/17). Andererseits lässt die Finanzverwaltung neben einer individuellen auch eine pauschalierte Berechnung zu. Dabei wird die Rückstellung bei einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren durch Multiplikation der jährlichen Aufbewahrungskosten mit dem Faktor 5,5 ermittelt; bei einer Aufbewahrungspflicht von acht Jahren würde der Faktor entsprechend 4,5 betragen.

Das Gesetz sieht allerdings keine Verkürzung der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse auf acht Jahre vor. Buchungsbelege werden in der Praxis – auch angesichts des gegenüber Jahresabschlüssen abweichenden Fristbeginns - jedoch regelmäßig genauso lange aufbewahrt wie Jahresabschlüsse. Eine Verkürzung der Aufbewahrungspflicht nur für Buchungsbelege wird deshalb wohl ins Leere laufen. Die Höhe der Rückstellung ist aber dennoch zu verringern. Denn werden Unterlagen freiwillig länger als gesetzlich vorgeschrieben aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung und eine Rückstellung scheidet aus. Die Höhe des rückstellungsfähigen Aufwands ist dann grundsätzlich nach den individuellen Umständen zu ermitteln. Ist dabei die Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen im Einzelfall nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, lässt die Finanzverwaltung einen pauschalen Abschlag von 20 % der Gesamtkosten für nicht zwingend zu archivierende Unterlagen zu.