Die eRechnung in Deutschland
Die eRechnung in Deutschland
Was Sie jetzt wissen müssen
Deutschland führt ab dem 1. Januar 2025 die eRechnung (elektronische Rechnung) ein. Nach einer langen Kompromissfindung zwischen Bundestag und Bundesrat wurde das Wachstumschancengesetz am 27. März 2024 verkündet und der Weg für die eRechnung frei gemacht. Nachfolgend fassen wir die Neuerungen aus rechtlicher Sicht zusammen.
Was ist eine eRechnung?
Eine eRechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Darüber hinaus ermöglicht dieses Format eine elektronische Verarbeitung der eRechnung.Grundsätzlich erfüllen die folgenden Formate die Anforderungen an die CEN 16931 Norm:
- ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
Andere Rechnungsformen, bspw. die klassische PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang oder auch die Papierrechnung werden künftig als sonstige Rechnungen bspw. im B2C-Bereich weiterhin möglich sein.
Wer hat eine eRechnung auszustellen?
Im Inland ansässige Unternehmer, die in Deutschland keine nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien B2B-Umsätze ausführen, haben zu prüfen, ob sie unter die Verpflichtung fallen, ab dem 1. Januar 2025 eine eRechnung auszustellen.Hierunter fallen Unternehmer, die ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung in Deutschland haben.
Ebenso sind Unternehmer von der Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung betroffen, die eine Betriebsstätte, welche an dem Umsatz beteiligt ist (oder in Ermangelung eines Sitzes ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt), in Deutschland unterhalten.
Wird die im Inland steuerpflichtige Leistung an einen anderen im Inland ansässigen Unternehmer ausgeführt, ist künftig mittels einer eRechnung abzurechnen.
Lediglich für Kleinbetragsrechnungen bzw. Fahrausweise, welche als Rechnung dienen, besteht eine Ausnahmeregelung von der Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
- Rechnungsversand
Für KMUs, mit nicht mehr als EUR 800.000 Gesamtumsatz, verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Die verlängerte Übergangsfrist gilt ebenfalls für sog. EDI-Rechnungen.
- Rechnungserhalt
Was ist zu tun und wie kann BDO unterstützen?
Unternehmer haben dringend ihre ERP-Systeme bzw. Rechnungsstellungssoftware zu prüfen, ob diese bereits in der Lage sind eRechnungen zu erstellen. Viel wichtiger ist es allerdings zu prüfen, ob eRechnungen empfangen werden können (faktische Empfangspflicht ab 1. Januar 2025).Reicht es beispielsweise aus, ein Softwareupdate durchzuführen oder ist gar ein zusätzliches Tool/AddOn erforderlich, um bereit für die eRechnung zu sein.
Es ist angeraten, neben der „IT-technischen“ Prüfung auch die weiteren relevanten Prozesse (bspw. Einkauf und Verkauf (Preise), Finanzbuchhaltung, Rechnungstellung, Rechnungsversand etc.) zu hinterfragen, da sich hier die Chance bietet, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen und somit ein Effizienz- und Kostenminimierungspotenzial zu heben, insbesondere wenn ebenfalls die anstehenden erweiterten Reportingpflichten aufgrund von ViDA mit in die Überlegungen einbezogen werden.
Im Wesentlichen werden sich Unternehmer die Frage zu stellen haben, ob eine händische Eingabe und Erstellung von eRechnungen bspw. über eine Plattform des Bundes ausreicht oder eine alternative Lösung aufgrund der Anzahl der eRechnungen erforderlich ist:
- Update der ERP-Systeme und direkte Erstellung von eRechnungen im System
- Nutzung eines Drittanbieters zur Erstellung von eRechnungen