Die eRechnung in Deutschland – Was Sie jetzt in der Immobilienbranche wissen müssen
Die eRechnung in Deutschland – Was Sie jetzt in der Immobilienbranche wissen müssen
Deutschland führt ab dem 1. Januar 2025 die eRechnung (elektronische Rechnung) ein. Auch die Immobilienbranche wird sich mit angepassten und vielleicht auch neuen Vorgehensweisen zu befassen haben.
Gerne erläutern wir Ihnen, was jetzt noch zu tun ist, um zum Stichtag „ready to go“ zu sein.
Was ist eine eRechnung und wer hat sie auszustellen?
Eine eRechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieses Format ermöglicht eine elektronische Verarbeitung der eRechnung. Die Anforderungen an mögliche Formate ergeben sich aus der Norm EN 16931, die bereits im Bereich B2G genutzt wird.
Auch andere elektronische Formate sind grundsätzlich zulässig, sofern diese zwischen den Beteiligten vereinbart sind und eine Interoperabilität zwischen dem Format EN 16931 und dem Verwendeten sichergestellt ist oder eine Extraktion der erforderlichen Daten im Format EN 16931 möglich ist.
Andere Rechnungsformen, bspw. die klassische PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang oder auch die Papierrechnung, werden künftig als sonstige Rechnungen überwiegend nur noch im B2C-Bereich möglich sein.
Zur Ausstellung von eRechnungen sind Unternehmen verpflichtet, welche ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung bzw. eine Betriebsstätte mit Umsatzbeteiligung in Deutschland haben. Es ist hierbei darauf zu achten, dass eine umsatzsteuerliche Registrierung eines ausländischen Unternehmers nicht zur (umsatzsteuerlichen) Ansässigkeit in Deutschland führt. Allerdings verweist das BMF-Schreiben auf die Regelung im Umsatzsteueranwendungserlass, dass ein (ausländischer) Unternehmer, der ein im Inland gelegenes Grundstück besitzt und steuerpflichtig vermietet, für diese Umsätze (also die steuerpflichtige Vermietung) als im Inland ansässig anzusehen ist. Diese Auffassung ist allerdings kritisch aufgrund der Rechtsprechung des EuGH zur umsatzsteuerlichen Betriebstätte zu hinterfragen.
Wird die im Inland steuerbare und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistung an einen anderen im Inland ansässigen Unternehmer erbracht, ist künftig mittels einer eRechnung abzurechnen.1
Lediglich für Kleinbetragsrechnungen bzw. Fahrausweise, welche als Rechnung dienen, besteht eine Ausnahmeregelung von der Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung.
Welche Veränderungen gibt es bei der Vermietung?
Die gute Nachricht zuerst, bei der Vermietung und Verpachtung an Privatpersonen (sog. B2C-Leistungen) finden die Regelungen zur eRechnung keine Anwendung. Diese Vermietungsleistungen sind gem. § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerbefreit, sodass keine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis erteilt wird. Hier bleibt also aktuell alles so wie es ist.
Die größten Auswirkungen hat die Einführung der eRechnung im Bereich der gewerblichen Vermietung (B2B-Leistungen). In diesem Bereich wird regelmäßig von der Option zur Steuerpflicht Gebrauch gemacht, sodass eine eRechnung erforderlich ist. Besonders bei sog. Dauermietrechnungen (Dauerschuldverhältnis) kommt es zu Besonderheiten die Unternehmer in der Immobilienbrache zu beachten haben. Regelmäßig gilt der Mietvertrag gleichzeitig als Rechnung, wenn er die wesentlichen Rechnungsangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung2 enthält. Es wird daher in der Regel keine separate Rechnung gestellt.
Da allerdings auch für Mietverhältnisse im B2B-Bereich das Erfordernis der eRechnung künftig zu beachten ist, scheidet der bloße Rückgriff auf den vorhandenen Mietvertrag als Rechnung aus.
Im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur eRechnung stellt das Bundesministerium der Finanzen klar, dass es ausreicht, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum (zum Beispiel: Monat) eine eRechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird. Ebenso ist es ausreichend, wenn sich aus dem Inhalt der eRechnung erschließen lässt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Eine neue eRechnung ist erst dann bei Dauerrechnungen erforderlich, wenn sich die Pflichtangaben (bspw. die Bemessungsgrundlage und folglich auch der Steuerbetrag bei einer Mieterhöhung) der Rechnung ändern.
Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnungen erteilt wurden, besteht (im Gegensatz zum Entwurf des BMF-Schreibens) keine Pflicht zur zusätzlichen Ausstellung einer (initialen) eRechnung, sofern sich die Rechnungsangaben nicht geändert haben. Eine eRechnung ist in diesen Fällen erst erforderlich, wenn sich die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung ändern.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Bis Ende 2026 können alle Unternehmen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei (sowie in einem anderen elektronischen Format) versenden.3 Während bei einer Papierrechnung keine Zustimmung erforderlich ist, ist bei elektronischen Rechnungen (keine eRechnung) zwar grundsätzlich eine Zustimmung nötig, aber nur soweit diese nicht bereits vorliegt, da bereits in dieser Form abgerechnet wird. Nach Aussage des BMF kann Zustimmung auch konkludent erfolgen, bspw. in dem der Kunde die Rechnung akzeptiert und ihr nicht widerspricht.
Anders als für den Rechnungsversand sieht das Gesetz keine Übergangsregelung für den Rechnungsempfang vor.
Beabsichtigt der leistende Unternehmer, ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen elektronisch zu versenden und ist der Leistungsempfänger im Inland ansässiger Unternehmer, so ist dieser umsatzsteuerlich zum elektronischen Empfang gezwungen (faktische Empfangspflicht).
Was ist zu tun und wie kann BDO unterstützen?
Unternehmer haben dringend Ihre ERP-Systeme bzw. Rechnungsstellungssoftware zu prüfen, ob diese bereits in der Lage sind, eRechnungen zu erstellen. Viel wichtiger ist es allerdings herauszufinden, ob eRechnungen empfangen und in ein für das menschliche Auge lesbares Format umgewandelt werden können (faktische Empfangspflicht ab 1. Januar 2025).Reicht es beispielsweise aus, ein Softwareupdate durchzuführen oder ist gar ein zusätzliches Tool/AddOn erforderlich, um bereit für die eRechnung zu sein.
Auch das Thema revisionssichere Aufbewahrung einer eRechnung ist von Unternehmern zu beachten. Zwar weist das BMF-Schreiben ausdrücklich darauf hin, dass hier die normalen Grundsätze der GoBD gelten. Sofern Unternehmer sich aufgrund der eRechnung erstmalig mit der Aufbewahrung elektronischer Dokumente auseinandersetzen, Bedarf es einer ausreichenden Vorbereitungszeit diese Prozesse einzurichten und zu etablieren.
Es ist angeraten, neben der „IT-technischen“ Prüfung auch die weiteren relevanten Prozesse (bspw. Einkauf und Verkauf (Preise), Finanzbuchhaltung, Rechnungstellung, Rechnungsversand etc.) zu hinterfragen, da sich hier die Chance bietet, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen und somit ein Effizienz- und Kostenminimierungspotenzial zu heben. Ganz konkret werden Immobilienunternehmer das Thema rund um Dauerrechnungen in Angriff zu nehmen haben.
Es wird sich die Frage stellen, welche technischen Möglichkeiten sinnvollerweise zu nutzen sind:
- Update der ERP-Systeme und direkte Erstellung von eRechnungen im System
- Nutzung eines Drittanbieters zur Erstellung von eRechnungen
Insbesondere das Mapping der Rechnungsinformationen aus den bisherigen ERP-Systemen bzw. Rechnungserstellungssystemen auf das Format EN 16931 wird in beiden Varianten eine Herausforderung werden, bei der Sie BDO gerne unterstützen wird.
1 § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu
2 § 14 Abs. 4, § 14a UStG
3 § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG